Nejpozději na konci předposledního studijního roku musí dojít k zadání kvalifikační práce. Práce se v IS STAG zadává pod katedrou, která bude zajišťovat její obhajobu (bez ohledu na to, ze které katedry je vedoucí práce).

V termínu stanoveném harmonogramem TUL:

• katedra zkopíruje předměty pro odbornou rozpravu,
• děkanát zkopíruje předměty pro kvalifikační práci.

Při přípravě rozvrhu:

• katedra vytvoří pro odbornou rozpravu tzv. J-čkové rozvrhové akce pro každý z termínů zvlášť (zimní, letní, podzimní).
• děkanát vytvoří obdobně rozvrhové akce pro kvalifikační práci.

V rámci předzápisu si studující zapíše předměty odpovídající jen těm odborným rozpravám, které plánuje v následujícím akademickém roce absolvovat. Vybere při tom konkrétní rozvrhovou akci, která odpovídá termínu (zimní, letní, podzimní), v němž se plánuje příslušné části SZZ účastnit. 

Obdobně tomu je i s obhajobou kvalifikační práce.

Pokud studující plánuje absolvovat některou část SZZ (ať již kteroukoli odbornou rozpravu či obhajobu kvalifikační práce) dříve než v posledním ročníku, musí na začátku příslušného semestru (nejpozději však do jednoho měsíce od zahájení výuky semestru) tuto skutečnost nahlásit e-mailem na studijní oddělení.

Všichni studující posledních ročníků (3. roč. bakalářského, 2. roč. navazujícího a 5. roč. magisterského studijního programu) budou převedeni studijním oddělením do modulu absolvent na začátku každého akademického roku (nejpozději však do 15. 10.).

Dodatečně budou převedeni také studující, kteří plánují absolvovat některou z částí SZZ dříve než v posledním roce studia a nahlásí se nejpozději do měsíce od začátku příslušného semestru.

Nejpozději jeden měsíc před termínem pro přihlašování k SZZ vypíše katedra v IS STAG konkrétní termíny odborných rozprav a obhajob kvalifikačních prací. Tyto termíny obsahují identifikaci příslušné části SZZ, den a časové rozmezí. Pokud v daný termín zasedá více komisí, je třeba termín vypsat pro každou zvlášť.

U každého z termínů je nastaven v souladu s harmonogramem a směrnicí datum a čas 23:59, do kdy je možno se na termín zapsat. Obdobně je nastaven čas pro odepsání z termínu, které je možné bez udání důvodu nejpozději 7 dní před samotným termínem konkrétní části SZZ.

Chce-li studující skutečně v aktuálním akademickém roce absolvovat konkrétní část SZZ, zapíše se na ni prostřednictvím IS STAG nejpozději v termínu stanoveném harmonogramem. Součástí termínů je i datum a čas, do kdy se lze zapsat a do kdy se lze bez udání důvodu odhlásit. Pro zápis na vybrané datum není rozhodující, na kterou rozvrhovou akci se studující zapsal.

Studující musí počítat s tím, že může být katedrou přesunut na jiný den či čas stejného termínu (zimní, letní, podzimní) v rámci optimalizace při tvorbě rozpisu SZZ.

Následující den po termínu stanoveném harmonogramem pro zápis k SZZ musí katedra vygenerovat seznam studujících zapsaných k jednotlivým částem SZZ, a tento pdf soubor zaslat e-mailem na studijní oddělení.

Do data stanoveného harmonogramem musí mít studující splněny všechny povinnosti odpovídající vybrané části SZZ. Pro poslední část SZZ musí být splněny všechny studijní povinnosti dané studijním plánem v souladu se Studijním a zkušebním řádem TUL. Toto datum je stanoveno pro každý termín (zimní, letní, podzimní) a je společné pro všechny studijní programy bez ohledu na to, ve který konkrétní den bude studující danou část SZZ konat.

V souladu se směrnicí mohou k SZZ zůstat přihlášeni pouze ti studující, kteří mají k datu stanovenému harmonogramem FP splněny studijní povinnosti odpovídající té části SZZ, na jejíž termín se v IS STAG zapsali. Pro poslední část SZZ musí být splněny všechny studijní povinnosti dané studijním plánem v souladu se Studijním a zkušebním řádem TUL. 

Nejpozději 8 dní před prvním možným termínem pro konání SZZ dle harmonogramu zašle studijní oddělení katedrám seznam studujících, kteří nesplnili podmínky pro přihlášení.

Katedra odhlásí z konkrétního termínu SZZ ty studující, kteří jsou stále mezi zapsanými, ale nesplnili studijní povinnosti podle informace zaslané studijním oddělením. O této skutečnosti jsou dotyční studující katedrou informováni e-mailem.

Nejpozději 5 dní před konáním příslušné části SZZ je katedrou na jejím webu zveřejněn finální rozpis pro jednotlivé části SZZ. Ten obsahuje kromě data a identifikace části SZZ také místnost, konkrétní čas pro jednotlivá jména přihlášených a konkrétní složení jednotlivých komisí. 

Tento rozpis musí být v souladu se záznamem v IS STAG. Záznam v IS STAG nemusí obsahovat konkrétní časy pro jednotlivé přihlášené.

Přihlášení jsou povinni se dostavit dle pokynů a zveřejněného rozpisu na webových stránkách katedry k vykonání příslušné části SZZ. Výsledek je jim sdělen bezprostředně po jejím vykonání. 

Ze zdravotních a jiných závažných důvodů je možné se omluvit do tří pracovních dnů po termínu konání příslušné části SZZ. O uznání omluvy rozhoduje proděkan pro studijní záležitosti na základě písemné žádosti. 

Pokud studující v daném akademickém roce nakonec neabsolvoval ani jeden pokus o vykonání odborné rozpravy, může si požádat nejpozději do 31. 8. t. r. o odepsání odpovídajícího předmětu.

Pověřená osoba (obvykle tajemník či tajemnice komise) zaznamenává průběh a hodnocení příslušné části SZZ průběžně přímo do IS STAG. Následně ze systému vygeneruje protokol, vytiskne a nechá podepsat přítomnými členy a členkami komise. Tento protokol katedra poté zasílá na studijní oddělení.

Pokud studující vykonává u komise poslední část SZZ, komise v souladu se Studijním a zkušebním řádem stanoví také celkové hodnocení SZZ a studia.

Studijní oddělení zkontroluje, zda protokol obsahuje všechny povinné informace. V případě potřeby kontaktuje katedru a požádá o doplnění. Následně zajistí archivaci protokolů.